Si tienes una operación pendiente de firma, y te ha pillado durante este Estado de Alarma, decir que las Notarías de España, como servicio público de interés general, continúan abiertas.
Sin embargo, la situacion excepcional y las restricciones impuestas por el Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, por el que se declara el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19, que afectan al desplazamiento y movilidad de las personas, implica que este servicio no se preste de la forma habitual y estemos sujetos a las siguientes restricciones en cuanto a las firmas y al acceso a la Notaría, que han sido desarrolladas por diversas Instrucciones, partiendo de esta primera:
Cómo se presta el Servicio Público de la Notaría mientras dure el Estado de Alarma
- El Notario no puede abrir de forma libre al público, continuamos trabajando a puerta cerrada, y todas las consultas que usted precise de la Notaría, sólo podrán hacerse de forma telefónica o por correo electrónico. Queda limitada la presencia física en las instalaciones, a la firma de las operaciones urgentes, que no puedan aplazarse hasta la finalización del Estado de Alarma.
- Todo el envío de la documentación previa para el estudio y preparación de la escritura, y análisis de su urgencia, directamente por la Notario, se realizará también por correo electrónico ( este es el de nuestro despacho pilarlatorre@notariacalafell.es). Se trata de evitar el desplazamiento y movilidad de las personas y, limitar el contacto físico con el papel, a lo mínimo imprescindible.
- El acceso al despacho queda limitado exclusivamente a los intervinientes, por lo que temporalmente no se permite el acompañamiento a la firma de familiares, asesores ni agentes inmobiliarios. Si bien, se facilita el envío de todos los borradores por mail, con la antelación suficiente, para que cualquiera de los interesados pueda revisarlo y comentarlo con profesional de su confianza y recibir un asesoriamiento complementario al notarial. si así lo solicita. Se trata que las firmas resulten de la forma más rápida y fluida.
- La interaccion usual, entre los comparecientes, personal y notarío, también ha cambiado de los estándares habituales (en la compra de vivienda, el tradicional apretón de mano y hasta abrazo de despedida desaparece) .Se deberá respetar la distancia de seguridad de al menos de 2 metros entre cualquier persona del despacho, llevar puesta mascarilla de protección fpp2 al menos, y a ser posible utilizar sus propios bolígrafos. En caso de no tener, u olvido involuntario, no se preocupe, se le entregarán boligrafos para ser desinfectados en su presencia. Todas medidas de precaución son pocas, para evitar contacto con posibles superficies contagiadas.
- En la Notaría se han extremado las medidas de limpieza para garantizar desinfección de cada superficie de contacto y evitar contagios tanto de los clientes como entre nosotros. En cumplimiento con lo dispuesto en la Circular de 30 de marzo de 2.020, el Notario mantiene presencialmente el personal indispensable para la prestación de los mismos, se trata de que las personas que esten físicamente dentro de las instalaciones, sean las mínimas posibles.
En caso de duda si tu asunto reviste de la URGENCIA precisa para la firma, ponte en contacto con nosotros para analizar cada caso concreto, o puedes seguir leyendo el resumen y esquema de lo que se consideran Servicios Notariales esenciales que se precisan en la siguiente Instrucción :
Servicios Notariales Esenciales
Los servicios notariales esenciales, se definen con carácter restringido como «aquellos servicios mínimos básicos para el mantenimiento y desarrollo imprescindible de la actividad económica, societaria y financiera, así como cualquier otro necesario para evitar daños patrimoniales graves e irreparables.
Vamos poco a poco analizando la definición y aclarando cuáles son estos servicios notariales esenciales.
Son servicios mínimos: esta palabra estamos acostumbrados a oirla en las huelgas de transporte o limpieza, se lleva en este caso también a la actividad notarial, lo que ha provocado que en nuestros despachos, se hayan aplazado y cancelado, todas las operaciones que «puedan esperar» , y limitando la presencia de los ciudadanos, los intervinientes, únicamente para la firma de esas escrituras, actas o pólizas que revistan el caracter de urgente.
Particularmente, a título de ejemplo la Instruccion cita algunos servicios mínimos
a) Actuaciones procesales no suspendidas por el RD 463/2020 de 14 de marzo
Tampoco, como es obvio, toda la actividad judicial se paraliza. La lista de las actuaciones procesales que se consideran servicios esenciales la encontramos en la Resolución del Secretario de Estado de Justicia de fecha 14 de marzo de 2020, entre las cuales pueden estar por ejemplo, la presentación de medidas cautelares, o tema de derechos fundamentales
Por tanto, si alguien necesita de un poder a pleitos, y nos manifiesta que es urgente por tratarse de actividad judicial no suspendida, se trata de un documento que la notaría debería de otorgar.
b) El cumplimiento de obligaciones tributarias, y tramitación de expedientes de regulación temporal de empleo.
Hay pagos de impuestos, cuyos plazos han quedado suspendidos durante la vigencia del Estado de Alarma, no obstante, por desgracia, no han sido todos.
Pongamos el ejemplo de una herencia, si bien el plazo de 6 meses para presentar y liquidar del Impuesto de Sucesiones, está suspendido, no hay pronunciamiento sobre la Plusvalía Municipal, y puede ser que además el banco para poder descongelar los saldos bancarios y cobrar un seguro de vida, solicite la escritura de aceptación de herencia, con los impuestos liquidados..en aras al cumplimiento de dicha obligación tributaria y a solicitud de dicha ugencia por el cliente, podría firmarse la escritura de aceptación de herencia.
c) Actividades de financiación y seguros
En el momento de empezar el estado de emergencia, con todas las restricciones, y la obligación de cierre temporal de muchos negocios, todos los que somos profesiones liberales comenzamos una batalla paralela a la del Corona Virus: la de la crisis económica que conlleva.
Ante la necesidad de cerrar trimestres y pagar impuestos, que no quedan suspendidos por el estado de alarma, y la concesión de préstamos por la Banca, sin ningún genero de duda se considera urgente.
En la práctica es lo que se está firmado en la mayoría de notarías: prestamos personales en la modalidad ICO, en su mayoría, renovación de pólizas de crédito o firma de hipotecas preconcedidas antes de empezar la situación de pandemia.
Se han incluído como actividades esenciales las relacionadas con los seguros.
Sin embargo, en la practica, no es una documentación, para la que se solicite intervención notarial, lo cual, dejo el apunte hecho, sería aconsejable, dadas las numerosas reclamaciones y quejas por los consumidores, derivadas de falta de cumplimiento por las aseguradoras de las pólizas en caso de siniestro, o falta de entendimiento de los clientes, de la llamada «letra pequeña».
d) Los servicios notariales en relación con servicios profesionales en la medida en que sus actividades sean esenciales, según lo previsto en el Real Decreto y Ley 10/2020 de 29 de marzo, que siempre ha de ser interpretada estrictamente.
Los servicios profesionales considerados como esenciales quedan detallados en el Anexo del citado Real Decreto de 29 de marzo, entre ellos citamos a título de ejemplo: los servicios de transporte, cualquiera relacionado con la producción de bienes de primera necesidad, servicios sanitarios, servicios en despachos y asesorías legales, gestorías, en cuestiones urgentes,empresas de limpieza, y un largo etcétera..
Cualquier documento notarial, por tanto que sea preciso para la continuidad empresarial, o normal funcionamiento de cualquier sociedad o autónomo cuya actividad es mantenida como «esencial» en el estado de alarma, se puede formalizar, y aquí entrarían escrituras relacionadas con el ambito societario o mercantil, que no puedan retrasarse sin causar perjuicios económicos o patrimoniales graves.
e) Las que se deriven de la no interrupción a día de hoy de los cómputos civiles, así como los actos de naturaleza personal de caracter urgente
Los plazos civiles, suponen el tiempo legal o contractualmente establecido que ha de transcurrir para que se produzca un efecto jurídico, usualmente el nacimiento o la extinción de un derecho subjetivo o el tiempo durante el que un contrato tendrá vigencia.
Por ejemplo, un contrato de arras, donde se fija un plazo máximo para la formalización de la escritura de venta previo pago de una señal. Si las partes afectadas voluntariamente no quieren o pueden aplazarlo, sin graves perjuicios se podría formalizar la escritura venta si el plazo de las arras vence durante el Estado de Alarma.
Podríamos encontrarnos, otro ejemplo, con un caso de reconocimiento de deudas con un plazo determinado, vencido y exigible, entre socios y una empresa, por ejemplo. que a los efectos de tesorería, precise capitalizar esos créditos «incobrables» que esten vencidos y sean exigibles; y así siempre analizando el caso concreto.
f) En general cualquier otra actividad notarial necesaria para el desarrollo de actividades que sean esenciales, según lo previsto en el Real Decreto-ley 10/2020, de 29 de marzo de 2020 que siempre ha de ser interpretada estrictamente.
En cualquier caso va a quedar a la interpretación del Notario, que siempre será la más restrictiva para favorecer el no desplazamiento de las personas, y mantenimiento en sus domicilios durante este Estado de Alarma.
Estas firmas limitadas y restringidas a «lo urgente», implican una reducción de la actividad notarial de entre un 80%-90%, lo cual está provocando muchos transtornos a nivel empresarial en la mayoría de las notarias, igual que está ocurriendo en el resto de sectores profesionales. Nadie está libre de esta crisis sanitaria y económica del COVID.
Algún sector notarial y el propio Consejo, han formulado una propuesta con ánimo de modernizar y adaptar el sistema notarial a las nuevas tecnologías, para permitir que la firma digital sea una salida, fexibilizando la obligatoriedad de la firma presencial, en algunos documentos concretos, y así posibilitar que no queden en el limbo de la espera jurídica, hasta «cuando termine un estado de alarma» muchas cuestiones que preocupan, si bien no tienen una urgencia inminente, si son importantes para la persona a quien le afecta.
Esta propuesta, está de momento en vías de evaluación, y no deja de tener detractores y defensores. Por ello, nla única vía de otorgamiento de documentos públicos en una Notaría, a día de hoy, es de forma presencial ante el Notario, quien comprueba además de la legalidad del contenido del acto jurídico, la identificación y capacidad de los intervinientes.
Sólo concluyo transmitiendo tranquilidad, ya que insisto mientras dure el estado de alarma, todas las notarías, seguimos trabajando, además de para los servicios urgentes, resolviendo de forma eficiente, y gratuita, todas las dudas o consultas que de cualquier asunto, se nos plantea por teléfono y correo electrónico, y preparando la redacción de todas las escrituras que han quedado en «modo espera». Llame ante cualquier problema, que trataremos de buscarle solución.
Agradecemos el esfuerzo y comprensión de todos nuestros clientes, en contribuir entre todos a afrontar y superar esta crisis sanitaria y situación tan subrealista que nos está tocando vivir.
Pronto nos vemos de nuevo. Mucho ánimo!
Pilar Latorre
